４月から新社会人になりました。固定電話に慣れておらず、電話を受けることが苦手です。
どのようなことに気を付ければ、失礼のない対応ができますか。

電話応対

新社会人になられて早1か月。まだまだ電話が鳴る度に緊張しますよね。
電話応対は会社の印象を大きく左右しますが、ポイントさえ押さえれば大丈夫。

ポイントは三つです。

まずは明るい声で、普段よりも少し高めのトーンで発声します。
「はい、〇〇（場合によっては自分の名前も）でございます。」と社名を語尾まで慌てずはっきりと名乗ります。
笑顔で発した第１声は相手に心地よい印象を与えます。

次に3コール以内にでるのが基本です。
3回鳴るのに約10秒かかります。相手を待たせないようにしましょう。
それ以上待たせた場合は「お待たせいたしました。」とお詫びの言葉からはいります。

3つめはメモを取り、復唱、確認をすることです。
そのためにはペンとメモは手の届く場所に常備し、電話に出た瞬間からすぐに書き出せるようにします。
復唱することは聞き間違いを防ぐとともに、相手を尊重し丁寧に対応している印象になります。
相手が名乗ったら、「○○会社の○○様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。」と挨拶をします。
その後「〇〇さんはいらっしゃいますか。」「○○でございますね。少々お待ちください。」とやり取りします。
あらかじめ取引先や関連会社、パートナー企業など普段から頻回にかかってくる社名とお名前は先輩から教えてもらい、リストを準備しておくと間違いなく取り次げるはずです。

電話応対はお互いの顔が見えないからこそ姿勢を正し、対面で話す時以上に丁寧な真心からの配慮が大切です。
3か月もするときっと慣れるはず。会社の代表であるという意識で自信をもって臨んでください。